Våre tjenester
Skreddersydde løsninger for organisering av arkivrom og dokumentasjon.
Arkivanalyse og kartlegging
Grunnlaget for enhver vellykket arkivorganisering er en solid forståelse av hva som finnes, hvor det er, og hvordan det brukes i dag.
Hva inkluderes
- Fysisk befaring av arkivlokaler og gjennomgang av eksisterende struktur
- Kartlegging av dokumenttyper, volumestimater og oppbevaringsforhold
- Identifikasjon av problemområder og ineffektive rutiner
- Skriftlig rapport med anbefalt handlingsplan
Dokumentsortering og rydding
Når papirbunker har akkumulert seg over tid, er det nødvendig med en grundig gjennomgang for å skille det viktige fra det overflødige.
Hva inkluderes
- Systematisk sortering av dokumenter etter kategori og relevans
- Identifikasjon av materiale som kan kasseres i henhold til arkivforskrifter
- Organisering av bevaringsverdige dokumenter i logiske grupper
- Sikker makulering av konfidensielt materiale som ikke lenger er nødvendig
Merking og systematisering
Et tydelig merkesystem er forskjellen mellom et arkiv som fungerer og et som skaper frustrasjon.
Hva inkluderes
- Design av intuitivt merkesystem tilpasset deres dokumenttyper
- Fysisk merking av hyller, esker og mapper med etiketter eller farger
- Utarbeidelse av innholdsfortegnelser og referanseguider
- Implementering av nummersystem for rask gjenfinning
Utvikling av arkivstruktur
En gjennomtenkt struktur gjør arkivet til et verktøy som støtter arbeidsprosessene deres, ikke hindrer dem.
Hva inkluderes
- Kartlegging av arbeidsprosesser og dokumentflyt
- Design av hierarkisk arkivstruktur med klare kategorier
- Utvikling av arkivnøkkel og klassifikasjonssystem
- Retningslinjer for hvordan nye dokumenter skal arkiveres fremover
Opplæring av medarbeidere
Selv det beste systemet er verdiløst hvis ingen vet hvordan det skal brukes. Opplæring sikrer at investeringen gir varig effekt.
Hva inkluderes
- Praktisk opplæring i det nye arkivsystemet
- Gjennomgang av merkesystem, klassifikasjon og gjenfinningsrutiner
- Tips for vedlikehold av systemet over tid
- Skriftlig brukerveiledning som medarbeidere kan slå opp i senere
Komplett arkivløsning
Alt-i-ett pakke som tar dere helt fra kaos til et fullt funksjonelt arkivsystem. Den mest omfattende løsningen vi tilbyr.
Hva inkluderes
- Grundig analyse og kartlegging av eksisterende situasjon
- Komplett sortering og rydding av alt dokumentmateriale
- Design og implementering av merkesystem og struktur
- Utvikling av arkivnøkkel og klassifikasjonssystem tilpasset deres virksomhet
- Fullstendig opplæring av alle relevante medarbeidere
- Oppfølging og justeringer etter tre måneder
Mest populær for bedrifter som ønsker en total transformasjon uten å koordinere flere separate prosjekter.
Usikker på hvilken tjeneste som passer?
Ta kontakt så hjelper vi deg med å finne riktig løsning for deres behov.
Kontakt oss